2.2 Økonomiske fullmakter, innkjøp og økonomiansvar

Generelt.

Det forventes at alle utviser nøkternhet med hensyn til bruk av økonomiske midler.

Lederen for de forskjellige grupper/komitéer/aktiviteter, og enkeltpersoner i aktuelle funksjoner, har fullmakt til innkjøp, og eventuelle andre økonomiske disposisjoner, innenfor

  • rammer gitt i budsjett for aktuell gruppe/komité/aktivitet eller funksjon.
  • pengebeløp gitt direkte til vedkommende aktivitet, for eksempel Frifond-midler, og samtidig innenfor rammer som eventuelt kan være avtalt med styret.


Innkjøp kan gjøres av lederen eller av en annen person etter avtale med lederen. Følgende er viktig for leder og for kasserer:

  • Den enkelte leder holder oversikt og styring med innkjøp i forhold til budsjettet for hans/hennes aktivitet/ansvarsområde. Oversikten skal være skriftlig.
  • Ved innkjøp som skal faktureres, må den som gjør innkjøpet, sørge for at eget navn kommer som referanse på fakturaen, og gjerne hvilken aktivitet innkjøpet gjelder. Den som gjør innkjøpet, skal gi sin leder informasjon om beløpets størrelse. Vår fakturaadresse er:           Betania Misjonsforsamling av NLM, Trondheim
                                       NLM Økonomiservice AS, avd. sør
                                       Postboks 410 Lundsiden
                                       4604 KRISTIANSAND
  • Ved innkjøp mot kontant betaling må kassereren ha original kvittering for å kunne refundere utlegget. Når kontantutlegg skal refunderes, benyttes S2R1 Formular for refusjon av utlegg. Brukerveiledning er gitt på formularet som finnes på kontoret i Betania. Ved at aktuell leder signerer på formularet, får vedkommende den nødvendige informasjon for å holde oversikt.

 

Kassererens kontrollfunksjon og fullmakter er beskrevet i 2.9. Funksjonsbeskrivelse for Kasserer og i S2 Kasserer/regnskap.

 

Større økonomiske disposisjoner diskuteres i fellesskap mellom forsamlingslederen og styret, og styret treffer beslutninger på dette grunnlaget. Når disse anser det nødvendig eller hensiktsmessig, forelegges saken for årsmøtet eller et medlemsmøte før beslutninger fattes.

Forsamlingslederen/styret er ansvarlig overfor forsamlingen for de disposisjoner som gjøres.

 

Bruk av ansatte i NLM og frivillige forkynnere i Trøndelag krets.

Det medfører ingen økonomiske forpliktelser for Betania når vi benytter slike i våre arrangement. Forsamlingslederen har en oppdatert oversikt over aktuelle personer.

 

Bruk av eksterne bidragsytere i våre arrangement.

Grupper eller personer med ansvar for arrangement der man ser behov for å engasjere eksterne bidragsytere, kontakter forsamlingslederen for å få avklart om planene kan godkjennes. Det er forsamlingslederen som gjør avtale med slike bidragsytere, og som avtaler og vurderer hvilke utgifter Betania har anledning til å dekke.

 

Finansiering av arrangement utenfor Betania.

Noen ganger legges arrangement utenfor Betania, for eksempel på ett av våre leirsteder. Da må vi betale for opphold og måltider. Det kan også være aktuelt med talere/foredragsholdere og medhjelpere til forskjellige aktiviteter, - interne eller eksterne. I de fleste tilfellene er det naturlig at vi, som arrangør, betaler mat, opphold, reise og eventuelt honorar til disse. Det normale ved alle slike arrangement er at alle utgifter dekkes av deltakeravgiften. Hvis gruppen som har ansvar for å planlegge og gjennomføre arrangementet, mener situasjonen er så spesiell at delfinansiering bør skje med innsamlede kollektmidler fra Betania, må dette tas opp med forsamlingslederen på forhånd for eventuell godkjenning.

 

Aktiviteter med eget regnskap

Aktivitetene K13-K17 har separate regnskap og økonomistyring som skal følge de grunnleggende prinsippene som er beskrevet under Generelt ovenfor. Alle disse aktivitetene sender, i løpet av januar, forrige års regnskap til styret i BMF ved forsamlingslederen. Regnskapet skal da være revidert av BMFs revisor.

  • Oppdatert
Til toppen